Numer KSeF w tytule przelewu od 2027 roku. Jak zapłacić fakturę bez błędu?
Od 1 stycznia 2027 roku przy wielu płatnościach za faktury ustrukturyzowane trzeba będzie podawać numer KSeF albo identyfikator zbiorczy. Nie oznacza to jednak, że numeru KSeF nie da się dziś wygodnie pobrać. KSevia już teraz pokazuje numer KSeF przy konkretnej fakturze i pozwala go skopiować bez ręcznego przepisywania.
Zmiany przed 2027 rokiem będą dotyczyć przede wszystkim płatniczego kodu QR. Obecny standard kodu stosowany przez aplikacje bankowe przewiduje do 35 znaków w polu tytułu przelewu. Pełny numer KSeF jest dłuższy, dlatego dziś nie mieści się w tym polu kodu QR. KSevia dostosuje kod, gdy standard bankowy pozwoli prawidłowo przekazać wymagany identyfikator.
Co działa dziś, a co zmieni się przed 2027 rokiem?
| Funkcja | Stan obecny | Przed początkiem 2027 roku |
|---|---|---|
| Numer KSeF | Jest widoczny przy fakturze w KSevii i można go skopiować. | Pozostanie dostępny do kopiowania. |
| Dane przelewu | Można sprawdzić odbiorcę, rachunek, kwotę, termin oraz numer KSeF w jednym widoku. | Numer KSeF będzie uwzględniany zgodnie z nowymi wymaganiami płatności. |
| Płatniczy kod QR | Uzupełnia obecne dane przelewu. Pełny numer KSeF nie mieści się w 35-znakowym polu tytułu obecnego standardu bankowego. | Zostanie dostosowany, gdy standard obsługiwany przez banki pozwoli przekazać pełny numer KSeF. |
Od kiedy numer KSeF trzeba będzie podawać przy płatności?
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów obowiązek zacznie dotyczyć płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 roku. Obejmuje płatności za faktury ustrukturyzowane, gdy nabywca i sprzedawca są czynnymi podatnikami VAT, a płatność odbywa się przelewem lub innym instrumentem pozwalającym podać tytuł transferu.
Obowiązek ma również dotyczyć płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Nie oznacza to, że numer KSeF trzeba będzie wpisywać przy każdej zapłacie, niezależnie od stron transakcji i sposobu płatności.
Numer faktury i numer KSeF to nie to samo
Na jednej fakturze funkcjonują dwa różne oznaczenia. Pierwsze to numer handlowy nadany przez sprzedawcę, na przykład FV/125/01/2027. Drugie to długi, unikalny numer nadany dokumentowi po przyjęciu go przez Krajowy System e-Faktur.
Od 2027 roku w przelewie za pojedynczą e-fakturę objętą obowiązkiem trzeba będzie podać numer KSeF. Wpisanie wyłącznie zwykłego numeru faktury może nie wystarczyć.
Jedna faktura i kilka faktur. Co wpisać w przelewie?
| Sytuacja | Informacja w płatności |
|---|---|
| Płatność za jedną fakturę | Numer KSeF tej faktury |
| Jeden przelew za co najmniej dwie faktury tego samego sprzedawcy | Identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF |
| Faktura wystawiona w trybie offline i niewprowadzona do KSeF z powodu ogłoszonej awarii | Może wystąpić wyjątek od obowiązku podania numeru KSeF |
Identyfikator zbiorczy pozwoli opłacić kilka faktur jednego dostawcy jednym przelewem. Według dokumentacji KSeF może obejmować od 2 do 10 000 faktur.
Jak skopiować numer KSeF w KSevii?
- Otwórz właściwą fakturę w KSevii.
- Sprawdź sprzedawcę, rachunek, kwotę i termin płatności.
- Skopiuj numer KSeF widoczny przy dokumencie.
- Wklej numer do właściwego pola w bankowości.
- Przed zatwierdzeniem sprawdź odbiorcę, rachunek, kwotę oraz numer KSeF.
- Po wykonaniu płatności oznacz fakturę w KSevii jako opłaconą.
Ta funkcja działa już teraz. Użytkownik nie musi przepisywać długiego identyfikatora znak po znaku ani szukać go w osobnym systemie.
Dlaczego kod QR nie zawiera jeszcze pełnego numeru KSeF?
Nie wynika to z braku numeru KSeF w KSevii. Ograniczeniem jest obecny standard płatniczego kodu QR stosowany przez aplikacje bankowe. Pole tytułu przelewu przewiduje maksymalnie 35 znaków, a pełny numer KSeF jest dłuższy.
Dlatego KSevia już dziś umożliwia skopiowanie numeru KSeF, natomiast kod QR zostanie dostosowany przed wejściem obowiązku w życie, gdy standard bankowy będzie pozwalał przekazać wymagane dane w poprawnej formie.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej?
Przy jednej fakturze kopiowanie numeru trwa chwilę. Przy kilkudziesięciu płatnościach dochodzi ciągłe wybieranie właściwego dokumentu, kontrola numeru i pilnowanie, żeby nie wkleić identyfikatora z innej faktury. KSevia ogranicza to ryzyko, ponieważ faktura, numer KSeF, dane płatności oraz jej status są widoczne w jednym miejscu.
Na liście od razu widać faktury do zapłaty, opłacone, zbliżające się do terminu i przeterminowane. Więcej o tym opisujemy w poradniku jak sprawdzić faktury z KSeF do zapłaty, opłacone i po terminie.
Najczęstsze pytania
Czy numer KSeF można już skopiować w KSevii?
Tak. Numer KSeF jest widoczny przy fakturze i można go skopiować bez ręcznego przepisywania.
Czy obecny kod QR zawiera pełny numer KSeF?
Nie. Obecny standard bankowego kodu QR przewiduje do 35 znaków w tytule przelewu, dlatego pełny numer KSeF się w nim nie mieści.
Co zmieni się przed 2027 rokiem?
Kod QR w KSevii zostanie dostosowany do nowych zasad, gdy standard stosowany przez banki pozwoli przekazać pełny numer KSeF lub odpowiedni identyfikator.
Czy KSevia wykonuje przelew?
Nie. KSevia pokazuje i porządkuje dane potrzebne do płatności. Użytkownik zatwierdza przelew w swoim banku i zachowuje pełną kontrolę nad operacją.
Podsumowanie
KSevia już teraz pokazuje numer KSeF przy fakturze i pozwala go skopiować. Przed początkiem 2027 roku dostosowany zostanie kod QR. Dziś ogranicza go 35-znakowe pole tytułu przelewu w standardzie obsługiwanym przez aplikacje bankowe.
Pobierz KSevię i testuj wszystkie funkcje przez 40 dni bez podawania karty.
Stan informacji: 28 września 2026 r. Podstawa: Ministerstwo Finansów, Numer KSeF i zbiorczy identyfikator.