Najczęściej zadawane pytania o KSevia

KSevia to prosty program do porządkowania faktur z KSeF. Pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe, pokazuje ich statusy, terminy płatności oraz pozwala przypisywać dokumenty do samochodów, sklepów, pracowników, inwestycji i projektów.

Dzięki temu faktura w KSeF nie jest już tylko dokumentem - od razu wiadomo, czego dotyczy i co trzeba z nią zrobić.

KSeF przechowuje faktury, ale nie organizuje ich obiegu. KSevia pomaga zapanować nad firmowym obiegiem dokumentów. W jednym miejscu widzisz między innymi:

• faktury do zapłaty
• płatności po terminie
• faktury opłacone i częściowo opłacone
• dokumenty do akceptacji
• koszty przypisane do konkretnych osób, samochodów lub projektów
• faktury, które nie powinny trafić do księgowości
• faktury korygujące

Nie. KSevia nie jest programem do wystawiania faktur. Program pobiera dokumenty znajdujące się w KSeF i pomaga je uporządkować, opisać, przypisać, kontrolować oraz przygotować do przekazania księgowości.

Nie. Nie musisz zmieniać programu, w którym obecnie wystawiasz faktury. KSevia działa niezależnie od programu fakturującego i pełni funkcję organizacyjną. Możesz nadal wystawiać dokumenty tak jak dotychczas, a KSevia pomoże Ci uporządkować faktury pobrane z KSeF.

Nie. KSevia nie prowadzi księgowości i nie zastępuje księgowej. Program pomaga właścicielowi firmy lub pracownikom przygotować uporządkowane dokumenty, przypisania i notatki. Następnie można wygenerować czytelny raport dla biura rachunkowego.

Nie. KSevia jest dodatkowym programem organizacyjnym, a nie systemem księgowym ani kolejnym programem do fakturowania. Jej zadaniem jest uporządkowanie codziennej pracy z fakturami znajdującymi się w KSeF.

Po zainstalowaniu programu dodajesz firmę, podajesz jej NIP oraz certyfikat KSeF wraz z kluczem i hasłem. Certyfikat generujesz samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF Ministerstwa Finansów. Następnie KSevia może pobierać dokumenty przypisane do tej firmy. Certyfikat zostaje w ustawieniach programu na Twoim komputerze, więc nie wpisujesz go przy każdym pobieraniu.

KSevia pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe dostępne dla skonfigurowanej firmy w KSeF. Dokumenty można przeglądać według zakresu dat, statusu, terminu płatności, rodzaju dokumentu oraz innych parametrów.

Tak. Program ma osobne widoki dla faktur zakupowych i sprzedażowych. W przypadku faktur zakupowych możesz kontrolować koszty, płatności, akceptację i przypisania. Przy fakturach sprzedażowych możesz sprawdzać, które należności zostały opłacone, które nadal czekają na zapłatę oraz które są po terminie.

Tak. Faktury korygujące mogą być oznaczane i wyświetlane w osobnej kategorii, co ułatwia ich znalezienie oraz przekazanie księgowości.

KSevia nie jest przeznaczona wyłącznie dla firm mających określoną liczbę dokumentów miesięcznie. Może być używana zarówno przy kilkudziesięciu, jak i przy znacznie większej liczbie faktur. Za pobieranie kolejnych dokumentów nie są naliczane osobne opłaty.

Każdy koszt może otrzymać własne przypisanie. Faktury można przypisywać między innymi do:

• samochodów
• sklepów i oddziałów
• pracowników
• inwestycji
• projektów
• innych własnych kategorii

Dzięki temu od razu widzisz, czego dotyczy dany wydatek, bez ponownego otwierania faktury i szukania dodatkowych informacji.

Tak. KSevia może automatycznie rozpoznawać przypisanie na podstawie oznaczenia znajdującego się w polu „Uwagi” faktury. Możesz zdefiniować własne numery lub oznaczenia odpowiadające samochodom, sklepom, osobom i projektom. Gdy właściwy identyfikator pojawi się w uwagach dokumentu, program może przypisać fakturę automatycznie.

Tak. Każdą fakturę można przypisać samodzielnie, niezależnie od automatycznych reguł. Pozwala to poprawić przypisanie, dodać nową kategorię albo zdecydować indywidualnie, czego dotyczy konkretny dokument.

Tak. Do każdej faktury możesz dodać własną notatkę. Notatki mogą zawierać informacje dla właściciela firmy, pracownika lub księgowej, na przykład czego dotyczy zakup, kto go zaakceptował albo dlaczego dokument został wyłączony z księgowania.

Dokument, który nie powinien zostać zaksięgowany, możesz przenieść do kategorii „Nie podlega księgowaniu”. Możesz również dodać powód, na przykład:

• zakup prywatny
• dokument pobrany omyłkowo
• koszt niezwiązany z działalnością
• duplikat
• inna indywidualna przyczyna

Dzięki temu do raportu dla księgowości trafiają wyłącznie właściwe dokumenty.

Tak. W ustawieniach programu można włączyć pytanie o powód podczas przenoszenia dokumentu do kategorii „Nie podlega księgowaniu”. Pomaga to zachować porządek i wyjaśnić później, dlaczego dana faktura została pominięta.

KSevia pozwala wyszukiwać dokumenty między innymi po:

• nazwie kontrahenta
• numerze NIP
• numerze faktury
• numerze KSeF
• kwocie
• nazwie towaru lub usługi
• własnej notatce

Dzięki temu nie trzeba przeszukiwać folderów, wiadomości e-mail ani załączników.

Faktury zakupowe są prezentowane według czytelnych statusów i terminów. Możesz szybko sprawdzić:

• co trzeba zapłacić
• co będzie wymagało zapłaty w najbliższych dniach
• co jest już po terminie
• co zostało opłacone
• co nadal czeka na akceptację

Najważniejsze informacje są widoczne od razu, bez sprawdzania każdej faktury osobno.

Tak. Przy fakturach sprzedażowych możesz sprawdzać, czy należność została:

• opłacona
• nieopłacona
• częściowo opłacona
• przeterminowana

Program może również pokazywać kwotę zapłaconą, kwotę pozostałą do otrzymania i liczbę dni do terminu lub po terminie.

Tak. Możesz wprowadzić otrzymaną lub zapłaconą kwotę, a KSevia pokaże, jaka część należności nadal pozostała do uregulowania.

Program grupuje faktury według terminów płatności, na przykład dokumenty wymagające zapłaty w ciągu najbliższych siedmiu dni oraz faktury przeterminowane. Dzięki temu łatwiej zauważyć nadchodzące płatności, zanim minie ich termin.

Na podstawie danych przelewu z faktury KSevia może automatycznie przygotować kod QR. Wystarczy zeskanować kod aplikacją bankową, sprawdzić dane i zatwierdzić przelew. Nie trzeba ręcznie przepisywać numeru rachunku, kwoty ani tytułu płatności.

Po uporządkowaniu dokumentów możesz wygenerować raport w formacie Excel. Raport może zawierać faktury zakupowe lub sprzedażowe, statusy, przypisania, notatki i inne informacje potrzebne księgowości.

Tak. W ustawieniach możesz określić, które kolumny mają być eksportowane. Raport może zawierać między innymi:

• nazwę wystawcy lub nabywcy
• NIP
• numer faktury
• datę wystawienia
• kwotę brutto
• walutę
• termin płatności
• status
• przypisanie
• Twoje notatki
• uwagi z KSeF
• numer KSeF
• kwotę zapłaconą i pozostałą do zapłaty

Dzięki temu raport można dostosować do sposobu pracy konkretnego biura rachunkowego.

Tak. Notatki oraz przypisania mogą zostać dodane do eksportowanego raportu. Księgowa otrzymuje wtedy nie tylko samą listę faktur, ale również informacje wyjaśniające, czego dotyczyły poszczególne wydatki.

W jednej instalacji KSevia można skonfigurować i obsługiwać dwie firmy. Między firmami można szybko się przełączać bez otwierania osobnych programów.

KSevia jest przeznaczona dla firm, które chcą zachować kontrolę nad dokumentami pobieranymi z KSeF, bez zmiany programu fakturującego i bez wdrażania rozbudowanego systemu księgowego. Program sprawdzi się szczególnie w firmach:

• mających kilka sklepów lub oddziałów
• korzystających z samochodów firmowych
• realizujących projekty i inwestycje
• zatrudniających pracowników robiących zakupy
• samodzielnie kontrolujących płatności
• współpracujących z zewnętrznym biurem rachunkowym

Tak. Program może być używany także przez jednoosobowe działalności gospodarcze. Pozwala właścicielowi samodzielnie pilnować kosztów, płatności i dokumentów przekazywanych księgowości.

KSevia może ułatwiać współpracę z biurem rachunkowym, ale nie jest pełnym systemem do prowadzenia ksiąg wielu klientów. Jej głównym zadaniem jest uporządkowanie dokumentów po stronie przedsiębiorcy i przekazanie księgowości czytelnego raportu.

Dane programu, pobrane faktury, przypisania i notatki są przechowywane lokalnie na komputerze użytkownika. KSevia nie wymaga przechowywania całej bazy faktur w zewnętrznej chmurze.

Pobrane wcześniej dane możesz przeglądać lokalnie. Połączenie z internetem jest jednak potrzebne do pobierania nowych faktur z KSeF oraz korzystania z funkcji wymagających komunikacji z usługami zewnętrznymi.

Tak. Program umożliwia utworzenie kopii zapasowej bazy, ustawień firm, statusów, przypisań, notatek i innych danych roboczych. W razie potrzeby kopię można później przywrócić.

Certyfikat, klucz prywatny i hasło zostają wyłącznie na Twoim komputerze - nie są wysyłane do nas ani nigdzie indziej. Traktuj je jak dane dostępowe do firmowych dokumentów i nie udostępniaj osobom nieuprawnionym. Zadbaj też o zabezpieczenie samego komputera i kopii zapasowych. Kopia zapasowa zawiera certyfikat tylko wtedy, gdy sam to zaznaczysz, i jest wtedy szyfrowana Twoim hasłem (AES-256).

KSevia jest programem desktopowym przeznaczonym dla komputerów z systemem Windows 10 i Windows 11 w wersji 64-bitowej.

Nie. Do rozpoczęcia okresu próbnego nie jest potrzebna karta płatnicza. Podajesz adres e-mail i NIP firmy, pobierasz program, konfigurujesz połączenie z KSeF i możesz rozpocząć testowanie.

Bezpłatny okres próbny KSevia trwa 40 dni. W tym czasie możesz korzystać z funkcji programu, pobierać faktury i sprawdzić, czy KSevia pasuje do sposobu pracy Twojej firmy.

Nie. KSevia nie wymaga karty podczas uruchamiania okresu próbnego, dlatego po jego zakończeniu nie zostanie pobrana automatyczna płatność. Sam decydujesz, czy chcesz kupić aktywację i dalej korzystać z programu.

Po zakończeniu okresu próbnego do dalszego korzystania z pełnych funkcji potrzebny jest aktywny program. Plan można wybrać na stronie cennika, a otrzymany kod aktywacyjny wprowadzić w ustawieniach programu.

Proces uruchomienia programu wygląda następująco:

1. Podajesz adres e-mail i NIP firmy.
2. Pobierasz instalator KSevia.
3. Instalujesz program na komputerze z Windows.
4. Dodajesz firmę i wskazujesz certyfikat KSeF.
5. Pobierasz pierwsze faktury.
6. Ustawiasz własne przypisania, statusy i raport dla księgowości.

Nie musisz zmieniać programu fakturującego ani sposobu współpracy z księgową.