Jak sprawdzić faktury z KSeF: do zapłaty, opłacone i po terminie?
KSeF pokazuje dokumenty, ale nie prowadzi za firmę listy płatności. Żeby szybko zobaczyć, co trzeba zapłacić, co jest już zamknięte, a co czeka na decyzję, faktury potrzebują prostych statusów i stałej procedury.
To cyfrowy odpowiednik znanych z wielu biur kuwet „do zapłaty” i „zapłacone”. Różnica jest istotna: papierowa kartka mówi coś tylko osobie stojącej przy biurku, natomiast status na wspólnej liście można filtrować po terminie, kontrahencie, projekcie albo pracowniku. Dzięki temu przed sesją przelewów nie trzeba ponownie otwierać każdej faktury.
Dlaczego sama lista faktur to za mało
Na jednej liście mogą znajdować się dokumenty już opłacone, koszty oczekujące na akceptację, faktury z terminem za kilka dni oraz takie, których termin właśnie minął. Dochodzą korekty, koszty prywatne i dokumenty wymagające wyjaśnienia. Jeśli nic ich nie rozróżnia, użytkownik za każdym razem wraca do początku i próbuje sobie przypomnieć, co z daną fakturą zrobił.
Wtedy łatwo o dwa przeciwne błędy: przelew wykonany drugi raz albo płatność, o której wszyscy byli przekonani, że ktoś już się nią zajął.
Co sprawdzić przed nadaniem statusu „do zapłaty”
- Kontrahenta: czy nazwa firmy i NIP są prawidłowe?
- Kwotę: czy zgadza się z zamówieniem, umową albo wykonanym zakresem prac?
- Termin: kiedy przelew powinien zostać wykonany?
- Zasadność kosztu: czego dotyczy dokument i kto powinien go zaakceptować?
Jeśli dokument wymaga decyzji, nie powinien od razu trafiać na listę przelewów. Lepiej oznaczyć go jako „do akceptacji”. W ten sposób sprawy niejasne nie mieszają się z fakturami gotowymi do zapłaty.
Co oznaczają statusy w KSevii
| Status | Kiedy go użyć | Co dalej |
|---|---|---|
| Do zapłaty | Faktura jest sprawdzona i wymaga przelewu | Uwzględnić w najbliższej sesji płatniczej |
| W ciągu 7 dni | Zbliża się termin | Zaplanować środki i akceptację |
| Po terminie | Termin minął, a płatność nie jest potwierdzona | Wyjaśnić i zapłacić albo zakwestionować |
| Opłacona | Przelew został potwierdzony | Zachować status i dowód zgodnie z procedurą |
| Do akceptacji | Potrzebna jest decyzja | Przypisać osobę i wyjaśnić koszt |
| Nie podlega księgowaniu | Dokument nie powinien trafić do ksiąg | Dodać powód i zachować ślad decyzji |
To warstwa organizacyjna KSevii. Status nie jest przesyłany do KSeF i nie zmienia treści źródłowej faktury. Ma po prostu pokazać zespołowi, na jakim etapie znajduje się dany koszt.
Jak przygotować listę przelewów bez chaosu
1. Najpierw pobierz najnowsze dokumenty
Praca na nieaktualnej liście daje tylko pozorne poczucie kontroli. Przed rozpoczęciem płatności zsynchronizuj faktury z KSeF.
2. Rozwiąż pozycje „do akceptacji”
Jeśli decyzja właściciela przyjdzie dopiero po terminie, nawet idealnie przygotowana lista nie uchroni firmy przed opóźnieniem. Niejasne dokumenty warto przeglądać przed fakturami gotowymi do przelewu.
3. Filtruj „do zapłaty” i najbliższe terminy
Porównaj kontrahenta, kwotę i datę. Gdy dokumentów jest więcej, zacznij od tych z najkrótszym terminem.
4. Użyj danych lub kodu QR do płatności
KSevia może pokazać dane faktury i bankowy kod QR, co ogranicza ręczne przepisywanie. To kod służący do przygotowania płatności i nie należy go mylić z kodem weryfikującym fakturę KSeF.
5. Oznacz „opłacona” dopiero po przelewie
Status powinien odzwierciedlać faktyczny stan. W firmie, w której płatności obsługuje kilka osób, warto jasno ustalić, kto może go zmieniać.
Jak nie zapłacić tej samej faktury dwa razy
- jedna osoba lub jeden zespół odpowiada za finalny status;
- „opłacona” pojawia się dopiero po sprawdzeniu operacji w banku;
- korekty są rozpatrywane razem z dokumentem pierwotnym;
- nietypowa sytuacja dostaje krótką, zrozumiałą notatkę;
- lista jest synchronizowana przed każdą sesją płatniczą.
Papierowa kuweta czy status cyfrowy?
Kuwety są proste i dlatego przez lata działały. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś pracuje zdalnie, dokument zostanie zabrany do innego pokoju albo zespół chce sprawdzić sytuację bez dzwonienia do księgowości. Cyfrowy status zachowuje tę samą prostą logikę, ale dodaje filtrowanie, terminy, przypisania i wspólny widok.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF pokazuje, że przelew został wykonany?
KSeF jest systemem faktur, a nie rachunkiem bankowym. Płatność trzeba potwierdzić w banku lub systemie finansowym i dopiero wtedy odzwierciedlić ją w statusie.
Czy status „do akceptacji” zmienia fakturę w KSeF?
Nie. Jest to wewnętrzny etap pracy w KSevii i nie modyfikuje dokumentu źródłowego.
Czy QR w KSevii jest kodem weryfikującym KSeF?
Nie. KSevia pokazuje kod płatniczy zgodny ze standardem bankowym. Kod weryfikujący KSeF ma inne zastosowanie.